7 claves para gestionar el tiempo

Estas claves para gestionar el tiempo te convertirán en una persona más eficiente y un empleado productivo. ¡Despídete de la procrastinación!

Revisado y aprobado por la psicóloga Laura Ruiz Mitjana.

Escrito por Aylin Stefany Rodriguez Vinasco

Última actualización: 26 mayo, 2021

En la actualidad nos vemos expuestos a un sinnúmero de distractores que pueden afectar nuestro rendimiento, para ello es importante hacer uso de unas buenas claves para gestionar el tiempo. Hay que ser consientes de que el día solo tiene 24 horas, y usualmente solo 8 son laborables, así que más vale aprovecharlas.

Es normal que problemas de índole personal, económico y laboral nos afecten e impidan que mantengamos la concentración en nuestros deberes u obligaciones. Sin embargo, el no cumplir con estas responsabilidad a tiempo se puede convertir en un factor estresor que aumente tus problemas y llevándote a sufrir ansiedad.

Pero esto no es todo, el no gestionar bien tu tiempo puede llevarte a sentir que nunca puedes realizar otras cosas, afectando tu salud física y mental. De hecho, estudios han señalado que entre los factores que pueden prevenir el estrés se encuentran la realización de ejercicio físico, la planificación del tiempo y el uso del tiempo libre.

¿Qué es la procrastinación?

Seguro has oído hablar del término procrastinar y sobre su asociación con la pérdida de tiempo. Una de las claves principales para la gestión adecuada del tiempo es no caer en ella. Pero ¿qué es procrastinar? Algunos artículos la han descrito como la postergación de nuestras responsabilidades de forma voluntaria o involuntaria.

Así que ¡mantente alejado de este mal hábito y te darás cuenta de cómo tu tiempo rinde cada vez más!

Las 7 claves para gestionar el tiempo

Como vez, no se trata solo de dedicar tiempo al cumplimiento de tus deberes para demostrar que eres un buen empleado o estudiante. Detrás de esa acción está la oportunidad de dedicar tiempo a las cosas que te generan placer y tranquilidad como tu cuidado personal y actividades de ocio.

A continuación te dejamos las siete claves para gestionar el tiempo que podrán serte de gran utilidad y darle un vuelco a tu vida:

1. Identifica lo que te lleva a perder tiempo

¿Qué te lleva a procrastinar? Esa es la pregunta que debes responderte para identificar todo aquello que te hace perder tiempo valioso. Estudios científicos han coincidido en que las pantallas como los celulares y las tabletas son un gran factor de distracción, en especial, durante diferentes procesos de aprendizaje.

En la actualidad estos dispositivos nos ofrecen mucha información que podría ser útil para realizar nuestras tareas. Sin embargo, también hay que gestionar la cantidad de tiempo que los usamos, en especial si estos están vinculados a nuestras redes sociales, pues las notificaciones de la actividad virtual pueden distraernos.

De otro lado, hay factores como el ambiental que pueden hacerte perder tiempo. Llegar a la oficina y regular la temperatura, graduar la silla, cerrar las persianas, también son actividades que generan malestar y pueden distraernos.

2. Prioriza tus tareas y cúmplelas

Esta es una de las claves más importantes. Si nos ponemos a contar todas las tareas que debemos realizar en un determinado periodo, necesitaríamos el doble de tiempo para hacerlas todas. Sin embargo, realizar una lista de tareas en la que se priorice lo urgente y lo importante nos permitirá cumplir con todo a tiempo y sin invertir más de lo necesario.

Así que cada día realiza tu lista en orden jerárquico, empezando por lo urgente, que es lo que debes hacer de forma casi inmediata, siguiendo por lo importante, que es lo que debes hacer y entregar en determinada fecha. Recuerda ir retirando las actividades cumplidas y consignar las que vayan llegando.

3. Establece tiempos de ejecución

En consecuencia con la anterior clave, es importante que establezcas un tiempo de ejecución para cada una de las tareas que debes realizar. De nada servirá realizar una lista si la primera tarea te llevará todo el día, a menos que esto sea necesario por completo.

De otro lado, si te ha quedado libre un espacio que apartaste para una reunión que se canceló, no te tomes este tiempo para sumergirte en las redes sociales, no lo desperdicies. Usa estos tiempos muertos para realizar tareas que has identificado que no requieran de mayor tiempo, las que son también llamadas microtareas.

4. Gestiona de forma adecuada tu correo electrónico

Dependiendo del cargo, profesión u oficio, el correo electrónico puede convertirse en tu mayor distractor. Si la cantidad de correos aumenta más rápido de lo que puedes leer, usa etiquetas y carpetas que te permitan identificar la prioridad de cada uno, así, cuando llegue el tiempo de revisarlo podrás darle solución a las solicitudes según su carácter.

5. Agenda tus compromisos y respétalos

¡No procrastines! En tu lista de tareas diarias debes considerar los compromisos como reuniones, visitas a clientes o salidas académicas, según tu ocupación.

Si ya están agendados estos compromisos, debes respetarlos, posponerlos solo será una señal de que no has logrado gestionar lo suficiente tu tiempo como para respetar ese orden que tu mismo te has propuesto.

Esta agenda de compromisos también deberías usarla para apuntar tus reuniones con amigos, tiempo de deporte y otras actividades que sabes que puedes dejar de lado si no están allí.

6. No hagas todo al tiempo

Les llaman generación multitarea a aquellas personas, en especial los jóvenes, que realizan más de una tarea al mismo tiempo. ¿Suena seductor, no? ¡Claro que sí! Todos quisiéramos tener la habilidad de realizar varias cosas al tiempo y así evacuar nuestra lista de tareas en un santiamén.

Aunque suena muy tentador, pocas personas tiene la habilidad para que las cosas que hacen al tiempo resulten todas bien. La mente se dispersa al no saber en qué concentrarse o reconocer qué terminar primero. En últimas, saltar de una tarea a otra solo hará que pellizques todos los postres y no te comas ninguno, ¿entiendes?

Así que, como ya lo dijimos, ocúpate en sacar adelante cada una de las tareas y de la mejor forma posible. Así evitarás retrocesos teniendo que revisar cosas que se supone ya debían quedar muy bien.

7. Evita caer en las reuniones

Con las reuniones suele pasar igual que con el correo. Llega una tras la otra, pero es clave aprender a identificar las reuniones que son imprescindibles para realizar tu trabajo con eficiencia. Si ves que te han incluido en una reunión que no tiene nada que ver contigo o que sabes no será útil, aprende a decir que no, que no puedes participar.

Si eres un líder, jefe o directivo, funciona muy bien que delegues la participación en tus compañeros de equipo o colaboradores. Lo mismo aplica para otras actividades de las que debas estar enterado, pero que no requieran tu estricta participación. Eso sí, cuidado con recargar a tu equipo y ponerles trabas en la gestión de su tiempo.

Identifica tus propias claves para gestionar el tiempo

¿Qué tal te han parecido estas claves para gestionar el tiempo? Ponlas en práctica cada día y verás que poco a poco vas a estar gestionando tu tiempo de la forma más eficiente posible.

Además, a partir de estas, establece tus propias claves y conserva las que más te ayudan a alejarte de la procrastinación y te dejan tiempo libre de calidad para ti.