7 chiavi per una migliore gestione del tempo

Queste chiavi per la gestione del tempo ti renderanno una persona più efficiente e un dipendente produttivo. Dì addio alla procrastinazione!

Sono moltissimi gli elementi di distrazione che possono influire sulle nostre prestazioni, per questo è importante praticare un’ottimale gestione del tempo. Dopotutto, la giornata ha solo 24 ore, di cui 8 lavorative, quindi è meglio sfruttarla bene.

È normale che le preoccupazioni di natura personale, economica e lavorativa ci distraggano, facendoci perdere concentrazione. Al tempo stesso, non portare a termine attività e impegni, diventa un ulteriore fattore di stress  e ansia, come un cane che si morde la coda. 

Ma non è tutto, con una cattiva gestione del tempo, abbiamo la sensazione di non riuscire a fare le altre cose, con un impatto negativo sul corpo e sulla mente. Non a caso, alcuni studi indicano, tra i fattori che aiutano a prevenire lo stress, l’attività fisica, la possibilità di avere del tempo libero e la pianificazione del tempo.

Che cos’è la procrastinazione?

Probabilmente hai sentito parlare del termine “procrastinazione”, associato alla perdita di tempo. Una delle chiavi principali per una corretta gestione del tempo è non cadere in questa trappola. Ma cosa significa procrastinare? Può essere descritta come il rinvio delle nostre responsabilità in modo volontario o meno.

Stai lontano da questa cattiva abitudine e ti renderai conto di come il tuo tempo diventi sempre più produttivo!

Le 7 regole per una migliore gestione del tempo

Come vedi, non si tratta solo di dedicare il tuo tempo per adempiere ai tuoi doveri e dimostrare che sei un bravo impiegato o studente. Dietro la programmazione c’è l’opportunità di dedicare tempo alle cose che danno piacere e tranquillità, come la cura del tuo corpo o lo svago.

Ecco come gestire meglio il tempo e dare una svolta alla tua vita:

1. Identifica cosa ti fa perdere tempo

Che cos’è che ti fa procrastinare? Cosa ti fa perdere tempo prezioso? Telefoni cellulari e tablet sono una grande fonte di distrazione, si sa, soprattutto nel processo di apprendimento.

È pur vero che questi dispositivi ci offrono molte informazioni che possono essere utili per svolgere i nostri compiti. Tuttavia, dobbiamo tenere sotto controllo il tempo dedicato al loro utilizzo, soprattutto se sono collegati ai social network, poiché le notifiche possono distrarci continuamente.

D’altra parte, diversi fattori ambientali possono farci perdere tempo. Una temperatura non adeguata, la sedia scomoda, il rumore e tanto altro ci fanno sentire a disagio e possono distrarre.

2. Assegna le priorità ai tuoi impegni e portali a termine

Questa è una delle regole principali. Se iniziamo a contare tutti i compiti che dovremmo portare a termine in un giorno o in una settimana, ci sembrerà di avere bisogno del doppio del tempo. Fare un elenco dei compiti e ordinarli in base all’urgenza e all’importanza, ci aiuterà a terminare con le giuste tempistiche, senza investire più tempo del necessario.

Quindi, ogni giorno ripassa la tua lista. Quali sono le attività urgenti o importanti, quelle che devi terminare oggi o che devi cominciare oggi per poterle consegnare in una certa data? Ricorda di rimuovere le attività completate e di tenere aggiornata la lista.

3. Stabilisci i tempi di esecuzione

Rispetto alla regola precedente, è importante stabilire un tempo di esecuzione per ciascuna delle attività della tua lista. È inutile fare un elenco se il primo compito ti occupa tutto il giorno, a meno che non si tratti di un imprevisto.

D’altra parte, se si è liberato uno spazio, ad esempio una riunione che è stato annullata, non sprecarlo immerso nei social. Usa questo tempo libero inaspettato per le attività brevi, chiamate anche micro attività.

4. Impara a gestire la posta elettronica

A seconda della tua mansione, professione o attività, la casella di posta elettronica può diventare la tua più grande distrazione. Se la quantità di email in arrivo è maggiore di quanto riesci a leggere, usa le etichette e le cartelle per identificare la priorità. In questo modo, quando arriverà il momento di esaminarle, sarai in grado di risolverle in base all’importanza.

5. Pianifica i tuoi impegni e rispettali

Non procrastinare! Nel tuo elenco delle attività quotidiane potrebbero esserci impegni come riunioni, visite a clienti o uscite scolastiche, a seconda della tua occupazione.

Se questi impegni sono già programmati, devi rispettarli. Rimandarli sarà solo segno che non sei riuscito a gestire il tuo tempo abbastanza bene da rispettare l’ordine che ti eri proposto.

Utilizza l’agenda degli impegni anche per annotare le uscite con gli amici, il tempo da dedicare allo sport e altre attività che sai di trascurare se non le appunti.

6. Non fare tutto insieme

Si chiama generazione multitasking: comprende chi, specialmente tra i giovani, svolge più di un compito contemporaneamente. Sembra allettante, vero? Certo, tutti vorremmo avere la capacità di multitasking e cancellare la nostra lista di cose da fare in un battito di ciglia.

Tuttavia, pare che poche persone abbiano la capacità di far bene le cose che fanno in simultanea. La mente vaga, non sapendo su cosa concentrarsi o cosa finire per primo. Alla fine, saltare da un’attività all’altra è come trovarsi a tavola e spizzicare qua e là, senza saziarsi.

Quindi, è meglio dedicarsi a un solo compito, ma nel miglior modo possibile. In questo modo eviterai di dover rivedere le cose che non sono propriamente venute bene.

7. Evita di cadere nel vortice delle riunioni

Il problema delle riunioni è simile a quello della posta. Si susseguono ed è fondamentale imparare a distinguere gli incontri che sono essenziali perché ci permettono di svolgere il lavoro in modo efficiente. Ma se sei stato incluso in una riunione che non ha niente a che fare con te o che non è utile per te, impara a dire di no.

Se sei un capo o un manager, impara a delegare ai membri del tuo team o ai collaboratori. Lo stesso vale per altre attività di cui dovresti essere a conoscenza, ma che non richiedono la tua stretta partecipazione. Certo, fai attenzione a non caricare troppo la tua squadra: questo significa ostacolare la gestione del tempo altrui.

Crea le tue regole personali per una migliore gestione del tempo

Metti in pratica queste regole e vedrai che, a poco a poco, la gestione del tuo tempo diventerà molto più efficiente.

Puoi anche creare nuove regole personali, scegliendo quelle che ti aiutano ad allontanarti dalla procrastinazione, lasciandoti tempo libero di qualità da dedicare a te stesso.