7 chaves para gerenciar o tempo

Essas chaves para gerenciar o tempo vão fazer com que você seja uma pessoa mais eficiente e um funcionário produtivo. Diga adeus à procrastinação!

Atualmente, estamos expostos a inúmeras distrações que podem afetar o nosso desempenho, por isso é importante ter boas chaves para gerenciar o tempo. É preciso ter a consciência de que o dia tem apenas 24 horas e que geralmente apenas 8 delas são de trabalho; por isso, é melhor aproveitá-las.

É normal que problemas de natureza pessoal, financeira e profissional nos afetem e nos impeçam de manter o foco nos nossos deveres ou obrigações. No entanto, não cumprir com essas responsabilidades a tempo pode se tornar um fator de estresse que aumenta os problemas e leva à ansiedade.

Mas isso não é tudo: não gerenciar bem o tempo pode fazer com que você sinta que nunca poderá fazer outras coisas, afetando assim a sua saúde física e mental. De fato, estudos indicam que entre os fatores que podem prevenir o estresse estão a realização de exercícios físicos, o planejamento do tempo e a utilização do tempo livre.

O que é a procrastinação?

Você certamente já ouviu falar do termo procrastinação e sobre a sua associação com a perda de tempo. Uma das principais chaves para gerenciar o tempo adequadamente é não procrastinar. Mas o que é a procrastinação? Alguns artigos a descrevem como o adiamento das nossas responsabilidades de forma voluntária ou involuntária.

Portanto, fique longe desse mau hábito e você vai perceber como o seu tempo rende cada vez mais!

As 7 chaves para gerenciar o tempo

Conforme você pode ver, não se trata apenas de usar o tempo para cumprir as suas obrigações a fim de mostrar que você é um bom aluno ou funcionário. Por trás dessa ação está a oportunidade de se dedicar às coisas que geram prazer e tranquilidade, como os cuidados pessoais e as atividades de lazer.

A seguir, vamos mostrar sete chaves para gerenciar o tempo que podem ser muito úteis e mudar a sua vida:

1. Identifique o que te faz perder tempo

O que faz você procrastinar? Essa é a pergunta que você deve responder para identificar tudo o que te faz perder o seu precioso tempo. Estudos científicos concordam que as telas, como as dos celulares e tablets, são um grande fator de distração, especialmente durante diferentes processos de aprendizagem.

Atualmente, esses dispositivos nos oferecem muitas informações que podem ser úteis para a realização das nossas tarefas. No entanto, também devemos administrar a quantidade de tempo que os usamos, principalmente se estiverem vinculados às nossas redes sociais, já que as notificações de atividades virtuais podem nos distrair.

Por outro lado, existem fatores como o ambiente que podem nos fazer perder tempo. Chegar ao escritório e regular a temperatura, ajustar a cadeira e fechar as persianas também são atividades que causam desconforto e podem nos distrair.

2. Priorize e cumpra as suas tarefas

Esta é uma das chaves mais importantes. Se começarmos a contar todas as tarefas que devemos realizar em um determinado período, precisaríamos do dobro do tempo para terminar todas elas. No entanto, fazer uma lista de tarefas priorizando o que é mais urgente e importante nos permitirá cumprir tudo dentro do prazo e sem investir mais do que o necessário.

Então, todos os dias, faça a sua lista em ordem hierárquica, começando pelo que é mais urgente, ou seja, pelo que você deve fazer quase imediatamente, seguindo com o que for importante, que é o que você deve fazer e entregar em uma determinada data. Lembre-se de remover as atividades concluídas e de registrar as que chegarem.

3. Estabeleça os tempos de execução

Como consequência da chave anterior, é importante que você estabeleça um tempo de execução para cada uma das tarefas que você deve realizar. Não adianta nada fazer uma lista se a primeira tarefa for levar o dia todo, a menos que isso seja absolutamente necessário.

Por outro lado, se você ficou com um tempo livre que tinha reservado para uma reunião que foi cancelada, não use esse tempo para mergulhar nas redes sociais; não o desperdice. Use esse tempo livre para executar tarefas que você identificou e que não requerem muito tempo, também chamadas de micro tarefas.

4. Administre o seu e-mail corretamente

Dependendo do cargo, profissão ou trabalho, o e-mail pode se tornar a sua maior distração. Se o número de e-mails aumenta mais rápido do que você consegue ler, use marcadores e pastas que permitam identificar a prioridade de cada um; assim, quando forem lidos, você conseguirá resolver as solicitações de acordo com a sua natureza.

5. Agende e respeite os seus compromissos

Não procrastine! Na sua lista de tarefas diárias, você deve considerar compromissos como reuniões, visitas a clientes ou passeios acadêmicos, de acordo com a sua ocupação.

Se esses compromissos já estão agendados, você deve respeitá-los; postergá-los será apenas um sinal de que você não conseguiu administrar o seu tempo o suficiente para respeitar a ordem que você mesmo propôs.

Esta agenda de compromissos também deve ser usada para anotar as suas reuniões com amigos, esportes e outras atividades que você sabe que pode deixar de lado se não estiverem lá.

6. Não faça tudo de uma vez

Chama-se de geração multitarefa aquelas pessoas, especialmente jovens, que realizam mais de uma tarefa ao mesmo tempo. Parece interessante, não é mesmo? Claro que sim! Todos gostaríamos de ter a capacidade de fazer várias coisas ao mesmo tempo e assim esvaziar a nossa lista de tarefas em um piscar de olhos.

Embora pareça muito tentador, poucas pessoas têm a capacidade de fazer com que todas as coisas que fazem ao mesmo tempo saiam bem. A mente vagueia, sem saber em que focar ou sem reconhecer o que terminar primeiro. No final das contas, pular de uma tarefa para outra só vai fazer você experimentar todas as sobremesas sem comer nenhuma delas, entende?

Portanto, conforme já dissemos, concentre-se em realizar cada uma das tarefas e da melhor maneira possível. Assim, você vai evitar o retrabalho, tendo que revisar coisas que já deveriam estar feitas.

7. Evite ficar preso em reuniões

Com as reuniões geralmente acontece o mesmo que com o e-mail. Chega uma após a outra, mas é fundamental aprender a identificar as reuniões essenciais para executar o seu trabalho com eficiência. Se perceber que foi incluído em uma reunião que não tem nada a ver com você ou que sabe que não será útil, aprenda a dizer não, que você não poderá participar.

Se você é líder, chefe ou gerente, funciona muito bem delegar a participação aos seus companheiros de equipe ou colaboradores. O mesmo se aplica a outras atividades das quais você deve estar ciente, mas que não requerem a sua participação estrita. Porém, tome cuidado para não sobrecarregar a sua equipe e atrapalhar a gestão do seu tempo.

Identifique as suas próprias chaves para gerenciar o tempo

O que você achou dessas chaves para gerenciar o tempo? Coloque-as em prática todos os dias e você verá que, pouco a pouco, você vai começar a gerenciar o seu tempo da forma mais eficiente possível.

Além disso, a partir delas, estabeleça as suas próprias chaves e mantenha aquelas que mais te ajudem a fugir da procrastinação e a ter um tempo livre de qualidade.